視頻會議可以劃分為視頻基本系統(tǒng)和周邊設(shè)備2部分。周邊設(shè)備指攝像機，大屏幕，麥克風(fēng)和音響，采用出色的外設(shè)，可以帶來理想的音視效果。但是高檔的外設(shè)卻十分昂貴，在整個視頻會議系統(tǒng)中，經(jīng)常需要非常大的投入。

　　視頻會議不僅可以作為傳統(tǒng)的召集分公司間開會的手段，而且逐漸的，將被利用來作為日常的可視化交流工具，所以，對視頻會議的使用上的期望值將日益攀升。

　　由于視頻會議投入經(jīng)常十分龐大，當建成后，又不能實現(xiàn)預(yù)期設(shè)想時，將給用戶帶來很重的負擔，棄之可惜，改造又需要更龐大的投入。

　　因此，尋求靈活的逐步投入的實施方案，將有助于用戶掌握投入的分寸，在使用中逐步建立對視頻應(yīng)用的了解，并有效地對周邊設(shè)備進行增減，從而降低項目風(fēng)險。

　　這里所指的視頻會議基本系統(tǒng)，是指將攝像機，麥克風(fēng)音響等外設(shè)簡化，用最便宜的pc攝像頭(一個100元左右)，pc小麥克風(fēng)(幾十元一個)，pc小音響(幾十元一個)，pc顯示器作為周邊外設(shè)。準備好合適的網(wǎng)絡(luò)帶寬，服務(wù)器，視頻會議軟件，就可以建立簡易的視頻會議系統(tǒng)。

　　盡管這樣簡易的視頻會議還缺乏出色的音視效果，但是作為視頻交流的用途來說，已經(jīng)足夠。關(guān)鍵是，該系統(tǒng)能夠充分的展示項目實施后的各種準備上的不足，比如：是否視頻畫面會卡，是否聲音會停頓甚至聽不到，是否會導(dǎo)致在一個大型集團中 若干分公司無法參與會議而最終導(dǎo)致視頻會議項目的失敗。

　　一個視頻會議項目的失敗的原因會很多種可能性，比如，網(wǎng)絡(luò)帶寬不足，服務(wù)器性能不夠，視頻傳輸軟件不夠理想，等等。

　　將視頻會議分為基本系統(tǒng)和周邊外設(shè)，逐步進行實施，將有利于用戶控制項目的風(fēng)險和節(jié)奏。一開始只需要搭建視頻會議基本系統(tǒng)。

　　一般，局域網(wǎng)視頻會議基本系統(tǒng)，(局域網(wǎng)通常都是100M帶寬)，所以只需考慮視頻會議軟件和服務(wù)器。服務(wù)器要采用性能較好的至強4核服務(wù)器，就可以利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)有PC和簡化的周邊設(shè)備，搭建起運行良好的視頻會議系統(tǒng)。

　　視頻會議基本系統(tǒng)：視頻會議基礎(chǔ)版、帶寬和服務(wù)器

　　很多用戶用在有vpn的廣域網(wǎng)中，對廣域網(wǎng)中的視頻會議基本系統(tǒng)，則要考慮：視頻會議軟件、帶寬和服務(wù)器。軟件和服務(wù)器成本同上，還需要考慮廣域網(wǎng)帶寬，尤其是服務(wù)器所在的出口帶寬是必須得到保證的。對以北京電信通為例，10M光纖3萬，20M光纖5萬，50M光纖9萬的年度費用(網(wǎng)上搜索所得)。用戶需要根據(jù)自己的具體情況進行選擇。

　　總之，成本控制、分步實施、外設(shè)逐步增減，就可以把注意力集中在視頻會議的質(zhì)量和實用性評估，以得到穩(wěn)定可靠的會議效果。