智能會議管理系統

　　會管系統

　　企業的發展離不開會議，會議在企業中的作用是無可比擬的，任何企業都需要通過會議的方式來對企業的各項事務進行決策。因此，良好的會議環境對企業的管理組織至關重要。隨著科技的不斷發展，傳統會議模式已經滿足不了企業的會議需求。

　　在目前傳統會議室的使用上，都缺少統一的管理缺席與方法，傳統會議室使用中經常會遇到以下問題：

　　1、缺乏預約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著;

　　2、會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去;

　　3、事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了;

　　4、會議簽到情況不準確或存在代簽情況;

　　5、預約的會議室無法開門;

　　6、會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑;

　　有關會議功能的企業OA使用中常見的不足：

　　1、會議登記不直觀：現有OA系統登記時，無法直觀獲取會議預約的情況信息，操作繁瑣;

　　2、無法確認會議室狀態：無法獲取會議室是否使用信息，可能造成會議沒有進行而會議室閑置;

　　3、無法擴展滿足更高管理要求：只能在OA預約模塊下使用，不方便。

　　由于目前許多大中型單位人工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知。為了進一步規范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。

　　CMX-聲曠科技自主研發的SMMS會議室預約管理系統，用戶只需要通過互聯網或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預約情況，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間。

　　因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態明了的智能會議室管理系統應運而生。

　　0 1　智能會議管理系統概述

　　SYSTEM OVERVIEW

　　通過預約系統，所有人員可以通過電腦查詢所有會議室使用情況，并能夠預約處于空閑狀態的會議室。同時郵件或短信等方式通知與會人員，而召開的會議信息將同時顯示在大屏幕和會議室門口的小屏幕上。用戶到場后進行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準確返回后臺進行統計，如聯動了門禁系統，則簽到后可觸發門禁開門。

　　用戶登錄： 用戶通過瀏覽器訪問系統服務器;

　　會議室一覽： 系統以類似列表的方式展示所有會議室的使用情況，使用戶一目了然;

　　預約會議室： 用戶確定需要使用的會議室和時間段，進行預約，成功后，其他用戶在“會議室一覽”中會看到這個會議室某時間段已被占用;

　　郵件通知： 系統可以自動或手動方式郵件通知與會人員;

　　綜合會議顯示：在前臺、大廳等位置，裝設大屏幕電視，滾動顯示所有會議信息——會議綜合屏;

　　會議室門口顯示： 在會議室門口位置裝設小屏幕顯示設備，顯示當前會議狀態(正在開的會/空閑)，已基本會議室會議日程表——會議預約屏;

　　系統架構

　　1、核心服務器安裝智能會議管理系統，系統可與微信公眾號/釘釘/企業韋興納對接、或0A系統對接，還可與人臉識別、門禁等第三方系統接口;

　　2、系統采用B/S架構，工作人員可通過網頁方式登錄系統，進行查詢和預約等操作;

　　3、在前臺、大廳等位置裝設綜合顯示屏，顯示所有會議信息;

　　4、在會議室門口，裝設會議室預約屏，顯示會議室所有預約信息;

　　前端顯示界面示意

　　1、會議預約管理系統綜合顯示屏示意：

　　綜合顯示屏能顯示所有會議室預約信息，能分屏顯示其他內容，如LOGO、圖片、時間等。

　　2、會議預約管理系統會議室門口屏示意：

　　門口屏能顯示當前會議室使用狀態，會議開始時自動切換為會議進行狀態，會議結束后自動切換為會議空閑狀態。能顯示當前會議室當日的所有會議狀態。

　　案例場景：

　　0 2　系統功能

　　SYSTEM FUNCTION

　　1.郵件通知功能

　　通過接入郵件服務器，添加各與會人的電子郵箱，實現對與會人發送郵件，提醒會議日程。郵件內容支持自定義。

　　2.短信通知功能

　　通過接入短信服務器，添加各與會人的手機號碼，實現對與會人發送短信，提醒會議日程。短信內容支持自定義。

　　3.微信通知功能

　　通過用戶自助綁定微信賬戶，即可實現微信公眾號向微信用戶推送會議通知。內容包含會議主題、會議時間、會議地點等。

　　4.持手機端登錄功能

　　支持使用安卓、IOS、windows phone等移動設備登錄后臺。數據與PC端登錄保持一致。

　　5.支持微信公眾號接入功能

　　通過微信公眾號對接，可在企業公眾號中登錄會議預約系統后臺進行會議室預約與管理。

　　6.支持對接OA或外部第三方數據（可選）

　　通過系統接口，采用數據庫中轉方式，支持對接OA系統或外部第三方數據系統，實現共享用戶、共享會議信息、推送數據等功能。

　　7.人臉識別簽到功能

　　結合人臉識別系統，通過攝像頭采集參會人臉部，與后臺用戶數據進行匹配，可自動進行會議簽到并記錄至后臺數據庫。

　　8.二維碼掃碼簽到功能

　　在門口屏顯示的界面中，通過手機掃描簽到二維碼，進入簽到界面，輸入用戶手機號，將于后臺登記的手機號進行匹配，匹配成功則簽到成功。匹配不成功則可選擇新增臨時簽到，成為臨時與會人。

　　9.支持對接門禁功能

　　通過結合門禁系統中的用戶列表、當用戶進行簽到后，與門禁系統用戶進行匹配，如匹配成功，則可自動開門。

　　10.數據看板功能

　　通過數據看板，能直觀的查看各會議室的使用情況，如會議室使用次數、時長統計、剖門使用統計等。

　　11.支持接入多媒體信息發布系統

　　會議室預約管理系統支持接入多媒體信息發布系統，在會議室門口屏或綜合屏上，除了顯示會議室預約信息，同時時能對會議屏進行分區顯示，顯示視頻、圖片、文字、時間、天氣等多媒體數據格式。同時能能各個會議屏進行設備控制管理，如音量控制、開關控制、截圖、狀態顯示、素材管理等功能。