一、企業簡介

　　上海國際招標有限公司是上海建工控股集團旗下的重要企業，依托集團的強大實力和資源優勢，在招標代理、政府采購、工程造價咨詢等領域積累了豐富的經驗。具備政府采購代理資格，能夠為客戶提供全方位的政府采購代理服務。通過規范的操作流程和嚴格的質量控制，確保政府采購活動的公正、公平和透明。

　　二、項目背景

　　隨著信息技術的飛速發展和全球對環境保護意識的日益增強，無紙化辦公會議已成為現代企業管理的重要趨勢。作為中國經濟中心城市的標桿企業，上海國際招標有限公司積極響應國家節能減排號召，致力于推動綠色辦公和數字化轉型。在招標代理及咨詢服務領域，傳統的專家評審會議模式存在大量紙質文件的使用，不僅增加了辦公成本，還對環境造成了不必要的負擔。同時，紙質文件的傳遞、管理和保存也存在諸多不便，如易丟失、難檢索、難共享等問題，嚴重影響了專家評審會議效率和評審質量。

　　為了克服傳統評審會議模式的弊端，提高會議效率，降低辦公成本，保護環境資源，上海國際招標有限公司決定建設智能無紙化專家評審會議系統。具體需求如下：

　　1)電子化會議文件：實現會議議程、評審材料、評審報告等所有文件資料的電子化發送、存儲和共享。通過電子化處理，減少紙質文件的使用，方便文件的傳遞和管理，提高會議效率。

　　2)電子簽到與身份認證：采用電子簽到系統取代傳統的紙質簽到方式，參會專家可通過評審會議終端進行簽到，并進行身份認證，確保會議的安全性和準確性。

　　3)電子評審與投票：開發電子評審系統，使專家能夠在系統中進行在線評審和投票，實現評審過程的無紙化和實時統計。系統應具備自動記錄、匯總和展示評審結果的功能，提高評審的公正性和效率。

　　4)電子會議紀要：會議結束后，系統自動生成電子版的會議紀要，參會人員可在系統中進行意見反饋和確認。電子會議紀要不僅節約了紙張資源，還方便了會議紀要的傳遞和保存。

　　5)數據安全與隱私保護：系統需具備完善的數據安全機制，確保會議文件、評審結果等敏感信息的安全性和隱私性。同時，系統應支持數據加密、訪問控制等安全措施，防止數據泄露和非法訪問。

　　6)系統集成與擴展性：系統需與上海國際招標有限公司現有的辦公系統和業務流程進行無縫集成，確保數據的互聯互通和業務的順暢運行。同時，系統應具備良好的擴展性，以滿足未來業務發展的需求。

　　7)用戶友好與培訓支持：系統界面應簡潔明了，操作便捷，易于上手。同時，公司應提供全面的用戶培訓和技術支持服務，確保參會專家和工作人員能夠熟練掌握系統的使用方法和技巧。

　　三、項目概況

　　本項目旨在建設一套智能無紙化專家評審會議系統，以替代傳統的紙質評審模式，實現會議文件的電子化、評審流程的在線化以及數據的集中管理與安全保護。項目旨在提高評審效率、減少資源浪費、增強數據安全，并進一步提升公司的市場競爭力和社會形象。

　　系統硬件配置：

　　根據項目需求，配備12臺18.5寸高清智能評審會議終端一體機(6.0mm窄邊框，帶雙路HDMI信號切換，帶PC指示燈，屏幕帶手掰調節仰角，整屏厚度僅為12mm，采用i7 12代處理器、32G內存、512G SSD盤)、12套銳進無紙化會議客戶端軟件V10.0、1臺多媒體會議控制主機用于服務器管理及應用數據的支撐、1套銳進無紙化后臺管理系統V10.1、1臺全數字會議拓展主機、1臺大屏控制器、1臺高清數字編碼器、1臺智能中控系統主機、1臺4*4無縫切換矩陣、1臺導軌式電源控制器、1臺LED調光器、1臺智能會議中控平板;及配套音頻擴聲系統采用2只白色的陣列會議音柱(額定功率：300W)、1臺雙通道功率放大器(額定功率：2*400W)、1臺8路數字音頻處理器、1臺數字反饋抑制器、1臺數字電源管理器、2套無線真分集手持話筒、1套多功能信息盒及1個4英寸的墻控屏(實現筒燈的開關及窗簾控制)。

　　系統架構設計：

　　根據項目需求，設計包括前端用戶界面、后端處理邏輯、數據庫存儲及安全機制在內的系統架構，確保系統的高效運行與數據安全。

　　功能模塊：

　　會議信息管理：系統可查看相關會議日程，會議日程將自動按時間排序顯示到日程中評審專家可隨時點擊查看、評審室模擬布局圖、評審專家信息列表等信息。

　　電子文件管理：實現評審會議文件的電子化上傳、存儲、分享屏幕與版本控制，支持多格式文件查看與批注。如評審專家可對文件進行高亮、下劃線、刪除線、圖形等標記，支持單筆擦出或全屏清除。

　　電子簽到與身份認證：電子簽到系統，支持二維碼掃描、人臉識別等多種簽到方式，并集成身份認證功能，確保參會人員身份的真實性，會議結束后可導出正式的專家評審簽到表。

　　在線評審與投票：提供在線評審界面，支持專家在線填寫評審意見、打分及投票，系統自動匯總評審結果并生成報告。

　　會議紀要管理：會議結束后自動生成電子會議紀要，支持參會人員在線查看、編輯與確認，便于后續跟蹤與歸檔。

　　界面信號切換：系統通過信號管理一鍵切換表決功能、視頻播放、電子畫板、會議交流等，實現會中功能的快速切換應用。

　　個性化服務功能：系統含有個性化服務模塊，會中可呼叫茶、水、筆、紙、計算器，可自定義錄入需求內容。

　　集中控制功能：通過中控pad一鍵控制筒燈的開、關(一組或多組或全部開關等)，攝像機的開機、關機、上、下、左、右的調節，矩陣信號的輸入與輸出控制，聲音的輸出大小控制，視頻會議的控制，機柜電源的開關控制，窗簾的升降控制，大屏的開關控制，智能評審會議終端一體機的開關機及升降控制等功能，界面簡潔明了，皮膚可自定義。

　　數據安全與隱私保護：建立數據加密、訪問控制、日志審計等安全機制，確保會議文件與評審數據的安全性與隱私性。

　　系統集成與測試：將智能無紙化專家評審會議系統與現有辦公系統、郵件系統等進行集成，實現數據的互聯互通。同時，進行全面的系統測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統穩定可靠。

　　用戶培訓與技術支持：為參會專家與工作人員提供系統的操作培訓，確保他們能夠熟練掌握系統的使用方法。同時，提供持續的技術支持與維護服務，保障系統的正常運行與升級迭代。

　　四、現場案例

　　五、系統拓撲

　　六、項目預期效果

　　提升評審效率與準確性：通過在線評審與自動匯總功能，減少人工操作與錯誤，提高評審效率與準確性。

　　降低辦公成本：減少紙質文件的使用與存儲成本，降低打印、復印等費用支出。

　　增強數據安全與隱私保護：建立完善的數據安全機制，確保會議文件與評審數據的安全性與隱私性。

　　優化用戶體驗：提供直觀易用的系統界面與詳盡的操作指南，提升用戶體驗與滿意度。

　　提升公司形象與競爭力：展現公司在數字化轉型與綠色發展方面的前瞻性與責任感，提升公司品牌形象與市場競爭力。