駐馬店市驛城區檔案局數字檔案館建設項目
競爭性談判公告
駐馬店市驛城區政府采購中心 受駐馬店市驛城區檔案局 委托，對駐馬店市驛城區檔案局數字檔案館建設項目 的下述貨物采取競爭性談判方式采購，現歡迎國內提供本國貨物的合格供應商前來參加談判。
1.項目編號：驛政采招【2013】21號
2.采購貨物名稱、數量及主要技術規格
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1、硬件部分: |
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序號
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貨物名稱
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數量
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主要技術標準
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交貨地點
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交貨期
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1
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檔案應用服務器
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1臺
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詳見談判文件第二章技術需求 |
采購方指定地點
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合同簽訂后
60日內完成 所有供貨及安裝。
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2
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檔案數據庫服務器
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1臺
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3
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UPS電源在線式 |
1套
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4
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網絡安全設備 |
1臺
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5
|
1臺
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6
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42U服務器機柜 |
1臺
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7
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視頻切換器 |
1臺
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2、軟件部分: |
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序號 |
貨物名稱
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數量
|
主要技術標準
|
交貨地點
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交貨期
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|
1
|
數字檔案收集管理平臺 |
檔案數字化加工系統 |
1套
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詳見談判文件第二章技術需求 |
采購方指定地點
|
合同簽訂后
60日內完成 所有供貨及安裝。
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|
2
|
檔案數字圖像處理系統 |
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3
|
PDF、OCR轉換識別 |
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4
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數字檔案綜合管理平臺 |
數字檔案館 |
1套
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5
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數字檔案室管理 |
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6
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元數據管理 |
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7
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多媒體管理 |
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8
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文檔安全控制 |
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9
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電子文件防擴散 |
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10
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數字 檔案 利用 平臺 |
檔案信息 發布網站 |
1套
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11
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檔案利用檢索 |
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12
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檔案在線編研 |
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13
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檔案借閱審批 |
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14
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全文檢索 |
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15
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光盤打包 |
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3、檔案數字化加工部分: |
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序號 |
貨物名稱
|
數量
|
主要技術標準
|
交貨地點
|
交貨期
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|
1
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檔案數據影像采集掃描 |
40萬頁 |
詳見談判文件第二章技術需求 |
采購方指定地點
|
合同簽訂后
60日內完成 所有供貨及安裝。
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|
2
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圖像質檢、處理 |
40萬頁 |
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|
3
|
雙層PDF制作 |
40萬頁 |
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4
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數據OCR識別 |
40萬頁 |
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5
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數據掛接質檢 |
40萬頁 |
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6
|
條目數據錄入及質檢 |
5萬條 |
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7
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數據備份 |
2套 |
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3.合格的供應商
3.1、具備《中華人民共和國政府采購法》第二十二條規定的條件。
3.2、投標供應商提供的貨物必須是原裝全新、符合招標文件規定技術參數、具有生產廠家質量合格證明的設備或產品。
3.3、投標供應商須具有有效經營范圍的營業執照副本、稅務登記證副本(復印件加蓋公章裝訂于投標文件正副本內，原件評標時必查。)
3.4、投標供應商在河南省內有售后服務機構提供有效營業執照副本、稅務登記證副本，不是本單位的售后服務機構，須提供雙方單位簽訂的協議書證明材料為準;不是本單位的售后服務機構在簽訂的合同中約定具體售后服務事項。(復印件加蓋公章裝訂于投標文件正副本內，原件評標時必查。)
3.5、投標供應商提供2011年元月份以來在河南省區域內檔案局或檔案館成功實施數字檔案館建設項目含數字檔案綜合管理平臺軟件合同原件一份15萬元以上(含15萬元)，合同原件和政府采購中標通知書原件為同一個項目。(復印件加蓋公章裝訂于投標文件正副本內，原件評標時必查。)
3.6、投標供應商具有軟件企業認定證書、數字檔案綜合管理平臺軟件產品登記證書。(復印件加蓋公章裝訂于投標文件正副本內，原件評標時必查。)
3.7、投標供應商須配備市級以上(含市級)檔案行政管理部門頒發的檔案專業上崗培訓證書實施人員3人以上(含3人)。(復印件加蓋公章裝訂于投標文件正副本內，原件評標時必查。)
3.8投標供應商提供售后服務承諾書原件。(原件加蓋公章裝訂于投標文件正本內，復印件裝訂于投標文件副本內。)
4. 競爭性談判文件的發售
4.1 發售時間：2013年8月20日至2013年8月26日(法定公休日、法定節假日除外)，每日上午8:00時至11:30時 ，下午14:30時至17:30時，須提供有效經營范圍的營業執照、稅務登記證(經年檢合格的副本復印件加蓋投標人公章)。
4.2 發售地點：駐馬店市文明路南段區財政局一樓政府采購中心(駐馬店市文明路南段)。
4.3 聯系電話：0396-2811209 。
5. 競爭性談判文件售價
每份人民幣200 元，售后不退。
6.談判保證金
人民幣 叁仟元整 (￥3000.00 元)，供應商應在響應性文件截止時間前以現金方式遞交到 駐馬店市驛城區財政局一樓政府采購中心(駐馬店市文明路南段) 。
7.遞交響應性文件截止時間
供應商應于 2013 年8月27日上午9:00 時前將響應性文件密封送交到駐馬店市驛城區行政服務中心 4樓開標會議室(駐馬店市解放路西段區政府東100米路北)，逾期送達不予受理。
8.談判時間、地點
本次談判將于2013 年8月27日上午9:00 時在駐馬店市驛城區行政服務中心 4樓開標會議室(駐馬店市解放路西段區政府東100米路北)開始，參見談判的供應商代表必須按時參加。
10.對競爭性談判文件的質疑
供應商認為競爭性談判文件使自己的合法權益受到損害的，應在遞交響應性文件截止時間2日之前, 向采購人或采購代理機構提出質疑，逾期不再受理。
11.項目咨詢電話：
采購人聯系人： 魏女士 聯系電話：0396-2828376
代理機構聯系人：閆先生 聯系電話：0396-2811209
開標室聯系人： 閆先生 聯系電話：0396-2828131
12.監督部門：
駐馬店市驛城區財政局 聯系電話：0396-2830470
駐馬店市驛城區監察局 聯系電話：0396-2828623
駐馬店市驛城區政府采購中心
二〇一三年八月二十日
附：采購需求
一、技術需求：
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一、硬件部分 |
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序號 |
名稱 |
功能描述 |
數量 |
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1 |
檔案應用服務器
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CPU類型: XeonE5606； CPU實配規格：≥2.13GHz(12MB三級緩存，最高支持1066MHz內存頻率，5.86 GT/s QPI)； 內存容量：≥4GB DDR3 RDIMM內存；內存插槽：≥18個內存插槽(每處理器配置9個內存插槽)； 以太網卡：雙千兆以太網適配器； 存儲控制：ServeRAID M1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5； 光驅：DVD-ROM； 硬盤實配規格：≥1塊146GB 10K熱插拔； 電源：460W熱插拔電源，可選冗余； 售后服務：3年期限現場保修。 |
1
|
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|
2 |
檔案數據庫服務器
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CPU類型: XeonE5606； CPU實配規格：≥2.13GHz(12MB三級緩存，最高支持1066MHz內存頻率，5.86 GT/s QPI)； 內存容量：≥4GB DDR3 RDIMM內存；內存插槽：≥18個內存插槽(每處理器配置9個內存插槽)； 以太網卡：雙千兆以太網適配器； 存儲控制：ServeRAID M1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5； 光驅：DVD-ROM； 硬盤實配規格：≥2塊 1T 10K熱插拔 SAS； 電源：460W熱插拔電源，可選冗余； 售后服務：3年期限現場保修。 |
1
|
||
|
3 |
在線式 UPS電源 |
UPS類型:在線式UPS； UPS額定容量:3KVA； 輸出電壓:230V; 輸出電壓頻率范圍:47-53(50Hz模式), 57-63(60Hz模式); 輸入電壓:160 - 286; 輸入電壓范圍:160 - 286; 輸入電壓頻率范圍:50/60 ± 5; 電池類型：65AH蓄電池； 后備時間：為服務器、交換機、防火墻配備，供電≥4個小時；含電池柜。 |
1套
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|
4 |
網絡安全設備
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吞吐量>=300M 機架式/4GE(千兆)/100萬并發連接; 標準1U機箱硬件設計; 支持ADSL、CABLE、MODEM、DDN、MSTP、以太口等接入;支持多種網絡通信協議和應用協議； 網口支持綁定多IP、支持多路由模式、網橋模式和網橋路由混用模式支持多線路負載均衡、流量分配； 支持服務負載均衡; 采用專用硬件平臺與專用的安全操作系統，智能狀態包過濾檢測技術可自動防范Smurf、WinNuck、圣誕樹等幾十種網絡攻擊和掃描窺探，達到線速檢測過濾; ARP攻擊防御網關，有效防止局域網內部ARP攻擊導致的網絡中斷;支持對 QQ/MSN/SKYPE/雅虎通等即時通訊軟件過濾 支持基于流的URL過濾、關鍵字過濾及文件名過濾，應用層動態協議分析技術， 網絡黑洞功能，阻擋非法的網絡探測及入侵，DoS防御網關，防御各種類型的DoS攻擊，攻擊自動防御及報警，抗拒高強度的DDoS攻擊，支持radius、口令、證書、LDAP、TACACS/TACACS+等多種認證方式內嵌入侵檢測及防御模塊； 支持與IDS、防毒系統等多種網絡安全產品聯動; 支持基于對象、時間、IP、端口的管理提供命令行、WEB圖形化及基于SSH的登錄管理支持本地管理、遠程管理及防火墻集中管理器; 網絡數據日志記錄及當前日志記錄，日志自動導出分析；支持syslog及snos日志格式，可轉換為其他設備及網管工具分析。 售后服務：3年期限現場保修。 |
1
|
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|
5 |
交換機
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以太網交換機48個10/100M TX |
1
|
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6 |
42U服務器機柜 |
42U 服務器機柜 |
1
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7 |
視頻切換器
|
雙機顯示 |
1
|
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二、軟件部分 |
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序號 |
類別 |
名稱 |
功能描述 |
數量 |
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|
1 |
數字檔案收集管理平臺 |
檔案數字化加工系統 |
實現以數字化項目為核心的全過程管理, 實行項目進度跟蹤和控制以及項目質量監督和控制。 |
1套
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2 |
檔案數字圖像處理系統 |
將傳統紙質檔案轉換為數字信息；對數字紙質音視頻檔案進行存儲、查詢、管理、發布等管理。 |
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3 |
PDF、OCR轉換識別 |
可對所有電子文件自動轉換為PDF，自帶OCR識別，將掃描文件進行識別索引。 |
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|
4 |
數字檔案綜合管理平臺 |
數字檔案館 |
實現全區檔案綜合業務全面管理，包括檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、檔案檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統計、借閱綜合分析報表、知識庫、數字信息長久保存、檔案編研等功能。 |
1套
|
|
|
5 |
數字檔案室管理 |
實現對全區立檔案單位形成檔案的在線接收、整理、保存、移交、利用檢索等功能。 |
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6 |
元數據管理 |
元數據管理涵蓋元數據的捕獲（即選擇、獲取、分析和記錄關于文件內容、結構、背景和管理過程的信息）、元數據格式的確定、元數據信息的組織、元數據與文件之間、元數據之間聯系的建立與維護。 |
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7 |
多媒體管理 |
實現多媒體檔案資源編輯、檢索、管理等功能。 |
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8 |
文檔安全控制 |
無需安裝應用程序，可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行集成，防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。 |
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|
9 |
電子文件防擴散 |
防擴散系統為文檔資料的安全防護以及非法傳播提供安全的保障，防非法復制、打印、網絡傳送等。 |
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10 |
數字 檔案 利用 平臺 |
檔案信息 發布網站 |
網站采用后臺上載數據信息，自定義門戶欄目的方式，在前端用戶采用直觀的查詢、檢索、瀏覽、交流的檔案利用平臺。系統提供編研成果、重要信息、法規制度、標準規范等內容的展示。 |
1套
|
|
|
11 |
檔案利用檢索 |
檔案查詢利用系統，B/S模式。 |
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|
12 |
檔案在線編研 |
實現檔案信息的在線編輯、整理與發布功能。 |
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13 |
檔案借閱審批 |
在線電子檔案審批借閱功能。檔案借閱流程化 、制度化，規劃化，精確控制每個員工檔案利用權限，確保企業信息利用安全、防泄漏；通過流程進行檔案業務管控，規范日常檔案業務管理工作。 |
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14 |
全文檢索 |
可以對文本文件、Office文件、PDF文件、網頁檔案文件等多種格式的文件直接進行內容抽取和索引，對被索引的文件內容可以進行高效的全文檢索。 |
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16 |
光盤打包 |
按設定檢索條件打包數據，實現數據安全備份，離線瀏覽，可制作出符合國家檔案標準的通用電子光盤檔案。 |
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三、檔案數字化加工部分 |
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序號
|
類別名稱
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技術標準
|
數量
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1 |
檔案數據影像采集掃描 |
分辯率300-600dpi |
40萬頁 |
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2 |
圖像質檢、處理 |
進行優化處理（清晰度達電子版程度，便于OCR識別） |
40萬頁 |
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3 |
雙層PDF制作 |
正確率100% |
40萬頁 |
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|
4 |
數據OCR識別 |
|
40萬頁 |
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|
5 |
數據掛接質檢 |
正確率100% |
40萬頁 |
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6 |
條目數據錄入及質檢 |
無卷內目錄，需對照原文錄入，正確率100% |
5萬條 |
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7 |
數據備份 |
光盤備份 |
2套 |
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質量標準
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符合國家標準或行業標準或地區標準
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驗收條件及標準 |
談判文件、投標文件及合同。 |
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驗收方法及方案 |
所有產品由采購人到現場進行驗收交貨。 |
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二、商務要求
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質保期
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國家有統一規定的執行國家規定，沒有規定的原則上不少于12個月
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售后技術服務要求
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1、供方需提供安裝、調試、并免費為采購方提供操作及簡單維護培訓。 2、數字檔案管理系統3年全質保和免費上門服務,負責終身維修,保證有充足的部件和配件,超過保修期后,如需更換部件或配件時, 將以不高于成本價為客戶進行有償收費服務。 |
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交貨時間及地點
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交貨時間：合同簽訂后60日內完成所有供貨及安裝。 地點：駐馬店市驛城區檔案局 |
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付款方式
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見供應商須知前附表第15項
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備品備件及耗材等要求
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已納入評標報價的項目除外。
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售后服務保障或維修響應時間要求
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供方需提供每天24小時的電話及時響應服務；所供產品若出現質量問題,供方應保證能夠立即響應，小故障4小時內解決，大故障12小時內解決，如現場短時間無法修復則提供備用機(備機的性能不低于原設備)。
|
1.總體需求
驛城區檔案局數字檔案館項目建設以高效率的數字化檔案業務管理、可靠的信息資源服務為宗旨，以建立全區數字檔案中心綜合管理平臺為重點，以滿足全區的檔案利用者和檔案管理者需求為目標，實現全區所有單位在線歸檔、在線查閱為基礎，基于智能檢索技術和寬帶高速網絡技術，實現建立全區數字檔案中心及檔案信息資源的共享和檔案管理現代化。
建成后的數字檔案中心將成為全區檔案業務開展網上檔案工作的平臺和向社會提供利用檔案信息資源的窗口。
(1) 能讓政府內部檔案利用者通過政務網或者互聯網在任何時刻、任何地點享有各檔案信息、多媒體或其它信息資源查詢和閱覽服務。
(2) 建立文檔、科檔一體化以及與政務辦公網的一體化。通過與政務辦公網系統的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監控，實時接收，實現各類電子文件及時在線歸檔，使檔案收集在時限上提前成為可能。
(3) 能對各類信息數據進行有效的組織和挖掘，為管理、決策、利用提供高質量的服務。
(4) 業務系統符合國家、國際的行業標準，但又應具備較好的擴展性。
2.建設原則
項目在規劃和實施過程中，需要體現統一規劃、分布實施、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源;簡便、高效、穩定地查閱利用檔案資源;提供快速、準確、強大的檔案行政監督、業務指導工作管理工具。
先進性，主要是設計思想和管理模式的先進性。所建系統平臺在傳統檔案管理的基礎上，要具有數字檔案管理的先進性。
統一性，通過數字檔案中心的建設形成一套統一的檔案數據標準和檔案整理規范，并以此為基礎實現全區各級檔案館(室)之間的資源共享和數據交互。
權威性，在確保安全的基礎上，通過規范的操作方式，保證數據的原始、準確性。
高效性，提供快速高效準確的智能檢索功能和管理手段。
安全性，從技術和管理上確保網絡和檔案資源信息的高度安全性。
可靠性，主要是系統運行的可靠性和系統提供商的可靠性服務保障。
3.項目詳細功能需求
3.1數字檔案收集管理
3.1.1檔案數字化加工管理系統
1.概述
實現以數字化項目為核心的全過程管理, 實行項目進度跟蹤和控制以及項目質量監督和控制。
3.1.2檔案數字圖像處理系統
1.概述
將傳統紙質檔案轉換為數字信息，對數字紙質檔案進行存儲、查詢、管理、發布等管理。
2.功能列表：
|
序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
檔案數字圖像采集模塊 |
|
2 |
檔案數字圖像處理模塊 |
|
3 |
檔案數字圖像轉換模塊 |
|
4 |
檔案數字圖像管理模塊 |
|
5 |
檔案數字圖像發布模塊 |
3.1.3 PDF、OCR轉換識別系統
1.概述
可對所有電子文件自動轉換為PDF及OCR識別，自帶OCR識別，將掃描文件進行識別索引。
2.功能列表：
|
序號 |
功能需求 |
|
具體需求 |
|
|
1 |
自動生成雙層PDF文件 |
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2 |
條形碼識別技術 |
|
3 |
OCR轉換系統 |
3.2數字檔案綜合管理平臺
3.2.1數字檔案館
1.概述
實現檔案館綜合業務全面管理，包括檔案征集、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、檔案檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統計、借閱綜合分析報表、知識庫、數字信息長久保存、編研等功能。
數字檔案館系統的來源主要包括：來自數字檔案室系統移交的歸檔文件目錄和全文，來自電子文件管理中心統一移交的電子文件及其元數據。在進一步驗證其真實性后將其提交給檔案存儲模塊。該模塊也接收實體檔案。
接收來自電子文件管理中心的數據，包括電子文件與元數據
將接收的電子文件元數據發送到檔案存儲功能模塊待進一步處理。
采用多種方式接收目錄與全文數據。包括提供目錄數據庫接口、多格式導入導出、歷史數據遷移等手段。
支持文件級、案卷級以及專題數據庫的導入。
支持各類型數據的導入。包括照片、視音頻全文及目錄的導入。
根據國家、河南省、駐馬店市關于檔案移交的相關規定，輸出相應的接收文據。
2.功能列表
根據數字檔案館系統要求，需將整個系統劃分為以下幾個模塊：
|
序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
元數據管理模塊 |
|
2 |
分類管理模塊 |
|
3 |
機構管理模塊 |
|
4 |
全宗管理模塊 |
|
5 |
用戶管理模塊 |
|
6 |
權限管理模塊 |
|
7 |
報表編輯模塊 |
|
8 |
模板管理模塊 |
|
9 |
日志管理模塊 |
|
10 |
代碼庫管理模塊 |
|
11 |
主題詞管理模塊 |
|
12 |
跨全宗訪問管理模塊 |
|
13 |
系統管理模塊 |
|
14 |
FTP管理模塊 |
|
15 |
工作流引擎 |
|
16 |
回收站管理模塊 |
|
17 |
自動升級模塊 |
|
18 |
密碼管理模塊 |
|
19 |
數據字典模塊 |
3.2.2數字檔案室管理
1.概述
整理管理—實現對預歸檔文件、一文一件歸檔管理;
鑒定管理—檔案的開放、遺失、銷毀、病危、受控等鑒定，并形成銷毀清冊;
保管管理—實現對庫房溫(濕)登記、庫房溫(濕)記錄、庫房安全檢查登記、庫房安全檢查統計分析、庫房圖形化;
統計管理—可按檔案文件、檔案分類、館藏等詳細統計分析功能，并可交叉統計、自動生成統計年報;
利用管理—實現檔案借閱、實體歸還、催還的管理，借閱統計、分析、借閱流程設計;
編研管理—實現對檔案的編研與發布;
系統管理—權限管理、模版管理、報表管理、部門管理、角色管理、用戶管理、數據管理、日志管理、回收站管理、實體分類管理 ……。
2.功能列表
根據數字檔案館系統要求，需將整個系統劃分為以下幾個模塊：
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序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
檔案數據采集模塊 |
|
2 |
檔案整理模塊 |
|
3 |
檔案數據管理模塊 |
|
4 |
檔案鑒定模塊 |
|
5 |
檔案年報模塊 |
|
6 |
檔案統計模塊 |
|
7 |
檔案保管模塊 |
|
8 |
檔案編研模塊 |
|
9 |
檔案檢索模塊 |
|
10 |
業務指導模塊 |
3.2.3元數據管理
1.概述
元數據管理涵蓋元數據的捕獲(即選擇、獲取、分析和記錄關于文件內容、結構、背景和管理過程的信息)、元數據格式的確定、元數據信息的組織、元數據與文件之間、元數據之間聯系的建立與維護。
2.功能列表：
|
序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
基準元數據系統模塊 |
|
2 |
元數據字典模塊 |
|
3 |
數據屬性集模塊 |
|
4 |
數字化信息資源集模塊 |
|
5 |
轉換模塊 |
|
6 |
系統維護模塊 |
3.3.4多媒體管理
1.概述
實現多媒體檔案資源采集、編輯、智能檢索、管理等功能
2.功能列表：
|
序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
多媒體檔案收集模塊 |
|
2 |
多媒體檔案管理模塊 |
|
3 |
多媒體檔案發布模塊 |
3.4.5文檔安全控制
1.概述
無需安裝應用程序，可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行集成，防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。
2.功能列表：
|
序號 |
功能需求 |
|
功能模塊 |
|
|
1 |
重要文檔加密 |
|
2 |
打印控制 |
|
3 |
授權管理 |
|
4 |
日志管理 |
3.4.6電子文件防擴散
電子文件防擴散為文檔資料的安全防護以及非法傳播提供安全的保障，防非法復制、打印、網絡傳送等。
3.3數字檔案利用平臺
3.3.1檔案信息門戶網站
檔案信息門戶網站應采用后臺上載數據信息，自定義門戶欄目的方式，在前端用戶采用直觀的查詢、檢索、瀏覽、交流的檔案利用平臺。
此系統應集成在統一信息平臺中，通過檔案信息門戶，用戶能夠快速準確地在大量信息中查到所需檔案信息并方便地利用，是電子檔案管理的價值所在，是檔案信息服務的主要功能。
系統應提供編研成果、重要信息、法規制度、標準規范等內容的展示。系統可建立動態信息維護，進行有關于檔案工作的各種信息，如檔案法規、編研成果、檔案工作制度等的發布。系統提供后臺維護功能，能靈活進行欄目的調整。可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網頁上發布。例如：組織沿革、大事記、專題內容、史料匯編、政策法規、規章制度、工作流程等。
3.3.2檔案利用檢索
1.概述
檔案利用檢索系統功能以數據查詢為主，運行在檔案查詢中心，對數據利用者提供允許查閱的檔案信息,系統的原文數據庫、全文數據庫和目錄庫與數字化檔案館系統分離,要求系統信息更新方便、及時。
2.功能列表：
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序號 |
功能需求 |
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功能模塊 |
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1 |
閱覽利用管理模塊 |
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2 |
借出利用管理模塊 |
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3 |
內部利用管理模塊 |
3.3.3檔案在線編研
1.概述
實現檔案信息的在線編輯、整理與發布功能。
2.功能參數：
檔案編研以檔案數據為基礎，利用提煉、類聚、相關等方法，進行數據二次整合。
通過對檔案信息的編研，建立起有效的、方便的文件索引目錄和參考文獻，提供摘要式、匯編式和著作式的編研成果，提升信息的價值和利用率提供多種檔案利用方式和工具，便于各類人員對檔案信息的綜合利用。
提供檔案大事記的材料收集和編輯，使編研人員可以直接利用本系統進行原始檔案資料的查詢，自動轉入編輯模塊進行選題收集、編輯，提高編研工作效率。
檔案編研提供自定義編研庫，選擇錄入編研順序和設置編研排序功能，具有編研分類，顯示樹型結構，分類分配編研庫類型等功能。系統支持用戶可以批量編研檔案。
3.3.4檔案借閱審批
1.概述
在線電子審批借閱系統提供檔案借(查)閱的網上預約、協查和審批功能。
2.功能列表：
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序號 |
功能需求 |
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功能模塊 |
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1 |
借閱登記 |
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2 |
借閱處理 |
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3 |
借閱審批流程 |
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4 |
流程說明 |
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5 |
檔案利用統計 |
3.3.5全文檢索
1.概述
不依靠任何第三方數據庫技術，完全采用自主的獨立存儲體系和先進的索引技術，可以對文本文件、Office文件、PDF文件、網頁檔案文件等多種格式的文件直接進行內容抽取和索引，對被索引的文件內容可以進行高效的全文檢索。擁有自主知識產權，支持字段級和數據庫級的千萬條數據亞秒級返回檢索結果。
2.技術特點
運行與INTERNET/INTRANET，分布式應用;
獨立數據結構，不依靠任何第三方數據庫;
自主的獨立存儲體系和先進的索引技術;
支持多種如LINUX/UNIX/WINDOWS等多種操作系統;
支持多種格式的文件，直接進行內容抽取和索引;
支持字段級和數據庫級的千萬條數據亞秒級返回檢索結果;
千萬條數據，亞秒級檢索返回結果;
支持切詞策略。
與權限體系無縫集成，無權限情況，檢索人無法直接瀏覽結果中的文件，索引文件均可通過權限控制是否給予開放。
3.3.6光盤打包
1.概述
按設定檢索條件打包數據，實現數據安全備份，離線瀏覽，可制作出符合國家檔案標準的通用電子光盤檔案。
2.功能參數
系統不僅可以把指定庫的索引信息刻錄到光盤中，且把對應的原文、數據檢索系統及原文瀏覽器也刻錄到光盤中;
對打包后的電子目錄及原文進行加密，確保安全;
能實現對打包后檔案文件的全文檢索;
制作電子文件格式是桌面數據庫;
全自動的目錄及文件導入(可以包括子目錄);
支持導入任意的文件類型;
自動生成數據庫的目錄列表并自動生成所有目錄項;
為數據庫的目錄列表提供檢索功能;
支持邏輯檢索、條件檢索、全文檢索;
4.檔案數字化加工數據采集服務要求
4.1 任務描述
檔案信息化建設工作量
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序號 |
類別名稱 |
功能描述 |
數量 |
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1 |
檔案數據影像采集掃描 |
分辯率300-600dpi以上 |
40萬頁 |
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2 |
圖像質檢、處理 |
進行優化處理（清晰度達電子版程度，便于OCR識別） |
40萬頁 |
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3 |
雙層PDF制作 |
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40萬頁 |
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4 |
數據OCR識別 |
|
40萬頁 |
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5 |
數據掛接質檢 |
正確率100% |
40萬頁 |
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6 |
條目數據錄入及質檢 |
正確率100% |
5萬條 |
|
7 |
數據備份 |
光盤備份 |
2套 |
備注：目前為預估量，本次項目合同簽訂時采用計件制，最后據實結算。
主要內容有：
(1)掃描工作：通過自主的檔案影像加工系統將紙質檔案正文、附件、底稿、發文稿紙逐頁掃描成電子圖像文件，檔案數字化加工系統需有軟件著作權證書。以多頁TIFF文件格式保存。文書檔案數字化加工中組卷歸檔的檔案，為保證檔案的原貌，需采用不拆卷方式掃描。
(2)目錄數據生成工作。通過自主的錄入管理軟件按要求把案卷目錄、卷/件內目錄、文件信息等內容錄入目錄數據表單。
(3)紙質檔案裝訂還原。掃描工作完成后，紙質檔案應重新裝訂還原。
(4)電子圖像文件的處理。通過自主的檔案影像加工系統對圖像進行處理，做到圖像視覺清晰、頁面完整、不歪斜、無黑邊、無雜點。
(5)提交驗收。將雙層PDF格式的電子圖像文件附加到目錄數據表單對應域，生成一份完整的電子檔案文件。所有掃描檔案需要進行OCR漢字識別的檔案，手寫檔案必須進行手工全文錄入，正確率必須達到99.99%，以全文檢索結果為準確率,驗收時檔案館對每次交接情況進行登記，雙方簽字確認。
(6)數據掛接。在本項目掃描加工任務完成后，新加工數據需安全完整地遷移到新的數據庫內。掃描加工所應用的系統需與檔案館現有的檔案系統進行數據的無縫對接遷移，確保掃描圖像與案卷目錄、卷內目錄100%掛接準確。
(7)項目完成后，刻錄三套數據光盤，做為數據安全及數據備份。
4.2 場地、設備和人員要求
整個項目在驛城區檔案館完成，招標方為項目施工提供桌椅、鐵皮檔案保管柜等設施;項目所需的掃描儀、裝訂機等設備全部由中標方提供(僅供加工檔案使用，所有權屬投標人)，并自行負責管理和使用，中標方應采用先進的硬件(日掃描量1萬頁的高速掃描儀10-20臺、大副面圖紙掃描儀2臺)、軟件設備并能滿足各種不同要求，計算機不得接入辦公網。掃描儀能掃描A3、A4、A0、A1幅面大小的檔案文件。中標方要根據工作進度安排足夠工作人員，并自行負責員工的組織管理和食宿安排，施工過程中，中標方需委派一位具有高級檔案管理師證書的專家在現聲進行指導，普通作業人員必須擁有河南省區域內檔案行政部門頒發的檔案人員上崗從業證書，檔案數字化掃描服務的從業人員不僅具有檔案數字化掃描的專業技能，而且具有一定的檔案基礎知識。
4.3 工期要求
整個任務在雙方正式簽訂合同后90個工作日內完成。工作時間原則上與我單位工作時間保持一致(8：30-18：00)。中標公司制定月度工作計劃，并嚴格按計劃組織施工，如有連續兩個周因為中標方原因無法完成工作任務，合同自動中止執行，剩余進度款不予支付，并支付合同總金額1%的違約金。
4.4 項目質量與驗收
由雙方共同根據國家檔案局《紙質檔案數字化技術規范》和相關的合同條款進行質量驗收，主要要求如下：
1、圖象文件質量要求。圖象文件壓縮后以多頁TIFF格式保存，分辨率〉=300dpi，黑白為主。圖象視覺清晰、頁面完整、不歪斜、無黑邊、無雜點。對個別字跡清晰度差或圖表模糊的檔案，為保證圖象質量，可采用灰度掃描模式，灰度掃描件清晰度至少應與原件清晰度相當。
2、目錄數據質量要求。目錄數據每項內容與紙質檔案保持一致，不填錯，不漏填。
3、驗收標準。在同時滿足以下兩個條件的情況下，提交檔案驗收通過：⑴圖象差錯率和目錄數據差錯率均未超過0.1%。計算公式為：圖象差錯率=總差錯頁數/總頁數;目錄數據差錯率=總差錯項數/總項數。差錯率計算時，以一年的永久或長期檔案為單位進行計算。⑵圖象文件與目錄掛接正確。
4.5 售后服務要求
提供一年內(自工程竣工驗收合格之日起)的免費維護，一年內發現電子檔案質量問題，負責免費上門修正錯誤;在維護期內提供7×24小時服務，在收到我方需求服務的要求后，應及時響應。
4.6 安全保密要求
1、投標人沒有外資背景和外籍務工人員。
2、必須簽訂安全保密協議，不得下載、留存、持有和使用檔案館、室的任何檔案信息，違者承擔法律責任并予嚴厲經濟處罰。服務公司要對其聘用的工作人員進行身份審查和登記備案，與其簽訂保密協議。
3、投標人須將所有數字化設備和軟件送本級保密行政管理部門進行安全保密技術檢測，封閉USB接口和光驅，有安全保密隱患的一律不得使用，數字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。
4、投標人進行檔案數字化前，必須在所有設備上安裝檔案數字化加工流程安全控制保密管理系統，防止檔案信息安全失泄密事件。
5、投標人進行檔案整理、數字化過程中，必須在工作現場安裝監控設備，并派人實行全過程監管，檔案不得帶離加工現場。
6、投標工作人員手機集中存放，不得帶入檔案數字化操作現場。
7、檔案數字化任務完成時，我方將與保密行政管理部門檢查投標人所用設備中是否有信息留存，凡有信息留存的，必須清除信息并做安全技術處理。投標人使用過的存儲器應當全部退回我方處理。如果發生信息安全失泄密事件，將追究投標人刑事責任，嚴重者交由司法機關處理。
5.項目應遵循的規范體系
本系統的設計參照以下標準和相關規范：
信息化標準
《辦公自動化電子文件歸檔與電子檔案管理方法》
GB8567-88《計算機軟件工程規范國家標準匯編》
GB17859-1999《計算機信息系統安全保護等級劃分標準》
GB/T 15532-1995《計算機軟件單元測試》
GB/T 12504-1990《計算機軟件質量保證計劃規范》
GB/T 8567-1988《計算機軟件產品開發文件編制指南》
國家檔案標準
GB/T11821-1989《照片檔案管理規范》
GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》
GB/T13967-1992《全宗單》
GB/T13968-1992《檔案交接文據格式》
GB/T15418-1994《檔案分類標引規則》
檔案行業標準
DA/T 1-2000 《檔案工作基本術語》
DA/T 2-1992 《科學技術研究課題檔案管理規范》
DA/T 3-1992 《檔案館指南編制規范》
DA/T12-1994 《全宗卷規范》
DA/T13-1994 《檔號編制規則》
DA/T14-1994 《全宗指南編制規范》
DA/T18-1999 《檔案著錄規則》
DA/T19-1999 《檔案主題標引規則》
DA/T22-2000 《歸檔文件整理規則》
6.技術支持與服務
為了使該系統建成后能真正健康地運行，除了開發階段的努力之外，還需要開發和系統集成商雄厚的技術支持力量和優良的服務，從而給系統正常、安全運行以有效的保障。投標方應據此制定系統詳細的技術支持與服務方案。
1、人員培訓：
為保障應用軟件順利運行，應考慮到相關的培訓安排。對系統管理員的培訓時間應不少于15天，名額應不少于4名，為使軟件操作員盡快適應軟件，對所有相關的軟件操作員進行現場培訓，時間不應少于7天。
2、技術支持：
為使系統建設正常進行，保證系統正常運行，及時解決用戶遇到的實際問題，投標方必須提供技術支持服務承諾：
驗收合格后提供1年的免費維護，包括軟件的完善、升級，功能的擴充，模塊的修改、增加等;供方需提供每天24小時的電話及時響應服務;所供產品若出現質量問題,供方應保證能夠立即響應，小故障4小時內解決，大故障12小時內解決，如現場短時間無法修復則提供備用機(備機的性能不低于原設備)。
3、售后服務：
投標方提供詳細的售后服務內容、措施、響應時間安排及其它承諾等。
7.組織與計劃
1、組織：
項目管理是項目成功的關鍵，因此我們要求投標方詳細說明項目管理模式與組織，人員構成情況等。
項目管理的內容包括：項目組織和人員配置;項目定義和項目工作分解清單;項目進度和人力資源安排;項目溝通與通訊方法;項目變更管理;項目質量管理;項目文檔管理等。
2、計劃：
投標方應根據工程實施，測試、試運行、驗收等具體時間要求，給出項目實施總體計劃，同時給出實際進程中細化計劃提供的時間。
8.信息系統開發與進度
1、項目管理：
投標供應商提交投標方案時應提供組成本信息系統項目開發管理小組，小組成員數量，項目經理資質、技術人員資質(信產部、人事部門、軟硬件廠商認證證書為主要依據結合評分)如未能履行本合同所規定的義務，從而導致項目遲延或終止，其后果如構成對本合同的違約，依本合同的違約條款承擔違約責任。
2、信息與資料的提供
供應商應按照本項目的性質，互相配合，充分溝通;根據項目實際需求，招標前及時向采購單位了解有關情況，向有關職能人員調查了解有關系統情況，以對該信息系統進行全面的研究和設計，采購單位應予以積極的配合。
3、設計方案
投標供應商在取得了招標方所提供的必要資料后，應高標準完成招標設計、架構可行性方案，招標方雖然對設計方案進行了審核并簽字，但招標方只對設計方案中信息系統對招標方的適用性、可行性等進行審核。招標方并不對設計方案中的技術問題進行審核，如該設計方案在今后出現任何技術問題或技術調整，仍由中標方承擔責任。
該設計方案經雙方簽字后，作為本合同的附件。
4、進度報告
中標方應每周向招標方提供書面的項目階段進度報告。內容包括但不限于：項目進度與計劃執行、已完成的開發項目、有無遇到的困難和障礙、本項目的預期效果、人員配置、有無項目變更及/或變更情況、或其它與本項目有關的招標方應該知道的情況或招標方要求知道的情況。如有重大的問題或重要的變更發生，中標方需在5天前向招標方提出書面報告;中標方也應當及時響應招標方提出的與本項目相關的詢問。如中標方違反本條的規定，中標方應承擔由此而引起的項目遲延和招標方不能及時付款或配合項目進行的后果及項目延期的責任。
5、項目實施計劃:
第一階段：合同簽訂后15天內進一步優化需求分析、概要設計、詳細設計，并細化系統建設計劃、目標任務書和測試驗收方案，向采購人提供上述文檔并需經采購人審查通過。
第二階段：詳細設計評審通過1月內完成全部系統建設，投入試運行。
第三階段： 投入試運行后正常運行2個月。
9.項目變更
本招標文件所述需求目標，僅作為對本次招標應用系統的初步確認，招標方保留在應用系統開發過程中用戶方根據自身業務需求，結合項目的實際需要，對尚未執行完成的合同項進行業務需求調整變更的權力。
在本項目的基本范圍內，投標供應商應響應采購單位在履行本合同的過程中適時地提出變更、擴展、替換或修改本項目的某些部分包括但不限于增加或減少系統的相應功能、技術參數的提高或提升、交付或安裝的時間與地點;為此，雙方同意：
1、提出項目的部分變更，采購單位應以書面形式提交給中標供應商。中標供應商應在5個工作日內對此做出書面回應，其內容包括詳細的該變更對合同價格、項目交付日期、系統性能、項目技術參數的影響和變化以及對合同條款的影響等。
2、 中標供應商收到采購單位的上述回應后，在5個工作日內以書面方式答復中標方是否同意和接受采購單位的上述回應。如果接受上述回應，則雙方鑒定相關變更簽署予以確認報采購中心審核同意，中標方則按變更后的約定履行本合同。
3、 如招標方不同意中標方的上述回應、如對價款或交付日期的變化等發生爭議時，甲乙雙方有權就此爭議向采購監管處提出投訴，投訴未果可向駐馬店市人民法院提起訴訟，在法院作出判決前，招標方執行中標方回應中的要求，中標方執行招標方所要求的變更。在法院作出判決后，雙方即依此執行并由中標方承擔仲裁費用。
10.驗收
1、需求方案設計驗收：
中標方經過詳細、周全的實地考察，認真進行需求分析，整個數字檔案館需求方案設計完成后，招標方應及時進行需求方案設計驗收。為了保證驗收的順利進行，設計驗收前5天，中標方以書面形式向招標方遞交需求方案設計驗收申請書，經招標方審核認可后，招標方組織有關專家進行驗收，驗收合格后出具相應的需求方案設計驗收結論。如需求方案設計驗收不合格，招標方有權終止本合同，不再履行合同中的各項義務，因此造成的一切損失由中標方承擔。
2、系統驗收前的檢測與檢驗：
中標方在合同內各項目提交系統驗收前，應當對所提交驗收的項目進行功能和運行檢測，以確認提交驗收的項目符合本合同所約定的信息系統任務、要求和功能;如有缺陷，中標方應立即改進此項缺陷，并再次進行檢測和評估，向招標方提交改進情況的書面反饋。如有重大缺陷導致無法進行檢測，招標方有權終止本合同，并不再履行合同中的各項義務，由此造成的一切損失由中標方承擔。
3、系統驗收：
軟件試運行完成后，招標方應及時按規定對該軟件進行系統驗收。中標方應以書面形式向招標方遞交驗收通知書，招標方在收到驗收通知書的10個工作日內，安排具體日期，由甲、乙雙方按照本合同的規定完成軟件系統驗收。
如屬于中標方原因致使軟件未通過系統驗收，中標方應排除故障，并承擔相關費用，同時延長試運行期限15個工作日，直至軟件系統完全符合驗收標準。
如屬于招標方原因致使軟件未通過系統驗收，如屬招標方原有計算機系統故障原因，招標方應在合理時間內排除故障，再進行驗收。如系上述故障之外的原因，除因本合同規定的不可抗力外，招標方未能在規定的時間內完成驗收，中標方有權以其認為合理的方式進行單方面驗收，并將驗收報告提交招標方，即視為軟件系統驗收已經通過。中標方在進行單方面驗收時，招標方應提供驗收便利。如招標方在中標方提出單方面驗收后的15個工作日內不提供驗收便利，則視為該系統已經通過驗收。
11.系統投運
1、系統試運行
自軟件交付通過之日起，招標方擁有60天的試運行權利。
如由于中標方原因，軟件在試運行期間出現故障或問題，中標方應及時排除該方面的故障或問題，所引起的相關費用由中標方承擔。
中標方應在合理的期限內排除故障或處理問題。如以上故障或問題影響軟件基本功能和目標的實現，且排除故障或處理問題的時間超過7個工作日，則視為中標方交付違約，除非上述故障和問題是由招標方引起的。
2、正式投運時間和地點
應用系統按照本合同及其附件所規定的時間和項目驗收之后，招標方將正式投運本應用系統;正式投運地點：檔案館。
3、正式投運方式
每項合同所約定的項目在終驗通過后，即標志該項目已經正式投運。
4、文檔交付內容
中標方在系統正式投運后應按照合同所約定的內容和時間進行文檔交付;按照計算機軟件工程規范國家標準分階段交付應用系統的文檔，包括但不限于《開發計劃》、《需求規格說明書》、《概要設計說明書》、《詳細設計說明書》、《數據庫設計說明書》、《測試計劃》、《測試分析報告》、《用戶操作手冊》、《聯機用戶文檔》、《管理與維護手冊》、《安裝手冊》、《故障診斷與排除手冊》、所有授權給招標方的第三方軟件的所有權、版權和使用權等書面文件的原件等，此外，還需交付可執行程序包，所開發軟件的源代碼及必要的注釋。所交付的文檔與文件應當有電子版式。
12.所有權、版權和使用權
中標方提供的數字檔案館應用軟件及相關文件和文檔的所有權、版權和使用權歸采購單位所有。與本信息系統相關的且由此項目開發而新產生的商業秘密信息、技術資料和技術訣竅等所有權歸采購單位所有。中標方不得向第三方轉讓本條所約定的相關所有權和使用權或泄露秘密信息、技術資料或技術訣竅。
13.保密
1、任何一方在本合同履行的過程中，或為履行本合同的需要，首次從對方所獲得的、有關對方或屬于對方的商業秘密包括生產管理的方式方法與資料、產品技術資料、客戶名單、銷售渠道、企業戰略及其他被認為是秘密的信息，未經對方同意，不得泄露給任何第三方。
2、任何一方為本項目需要，向對方透露有關資料或信息且認為是其秘密信息，應事先予以注明。
3、上述秘密信息，該獲取方只能將該信息用于服務于本項目，而且只能由相應的工程技術人員使用。
4、中標方應遵循招標方各項安全保密制度和規章，所有檔案信息數據在遷移、處理等過程中嚴禁私自復制、傳輸，完成建設任務后，中標方的檔案信息數據必須物理清除。
